Тази дейност ще обхваща цялата продължителност на проекта. Ще се изгради система за комуникация и документооборот с ясни и точни процедури с цел прозрачност и бърз и лесен достъп до всеки документ. Ще се изгради системата за вътрешен финансов контрол, обособена отделна бюджетна подсметка, за да се има ясна и проследима одитна пътека. Ще се провеждат регулярни посещения на обекта и заседания на екипа за обсъждане на дейностите по проекта, достигнатия напредък, закъснения и проблеми, мерки за преодоляването им и др.
След сформиране на екипа ще бъдат изготвени документации за обществени поръчки по реда и условията на ЗОП и ППЗОП. Изискванията към изпълнителите и дейностите ще са съобразени с указанията на програмата. Ще бъдат изготвени документации за "Изпълнение на СМР за проекта“.
След подписването на договори с избрания изпълнител, екипът за управление ще е ангажиран с изпълнението на дейностите по проекта. Неговите отговорности ще включват без да се ограничават до:
Дейността включва изпълнение на следните мерки, предвидени в обследването за енергийна ефективност:
Проектът предвижда прилагане на ефективни мерки за повишаване на енергийната ефективност, съпътстващи строителни-монтажни и довършителни работи. Повишаването на енергийната ефективност е основната цел чрез осъществяването й ще се постигне намаляването на потреблението на първична енергия и крайното потребление на енергия. Чрез подобряването на енергийната ефективност на сградния сектор ще окаже положително въздействие от гледна точка на икономическия растеж и създаването на нови работни места, което ще окаже влияние и върху спестяването на финансовия ресурс. Бъдещият проект се цели да изпълни заложените индикатори като прогнозни енергийни спестявания, прогнозни годишни намаления на емисиите на СО2, прогнозни годишни парични спестявания, брой хора, възползвали се от подобрената енергийна ефективност, брой сгради, в които са изпълнени мерки за подобряване на енергийната ефективност. В проекта се предвиждат различни строително-монтажни и довършителни работи по фасадите на сградата, пряко свързани с повишаване на енергийната й ефективност – полагане на топлоизолация, подмяна на дограма, подмяна на осветителните тела с енергоспестяващи и поставяне на фотоволтаични панели; изграждане на рампа при входа на сградата за осигуряване на обществено достъпна среда, основен ремонт на покрива на сградата, изграждане на нова отоплителна инсталация с котел на пелети, изграждане на нова вентилационна инсталация в театралната зала, изграждане на пожароизвестителна инсталация и други съпътстващи строително – монтажни работи. Също така и изграждане на фотоволтаична централа на покрива за собствени нужди.
Планираният период на изпълнение на СМР е 10 месеца.
От страна на Норвежкия партньор на Кандидата по проекта ще бъде направено проучване на най-добрите практики в Европа при изпълнението на подобни проекти. На тази основа ще се направи преглед на техническите задания за за изпълнение на дейностите
по сградата и фотоволтаичната централа. Тази дейност ще се осъществява в сътрудничество с екипа за управление на проекта на община Малко Търново. Планира се семинар за обмяна на опит между партньорите и заинтересованите страни, на който да се представят резултатите и изводите от проучванията. С цел съдействие при изпълнението на дейността са предвидени преводачески услуги за писмен и устен превод. Чрез изпълнението на дейностите на партньора ще се осъществи технически и научен обмен между специалисти от различни държави, като същевременно ще се почерпи ноу-хау за развитието и реализацията на настоящия проект според водещи световни практики.
Дейността ще бъде изпълнена съвместно от партньорите по
проекта. Тя включва следните действия, извършвани в
сътрудничество :
- Преглед на инвестиционния проект за подобряване на
енергийната ефективност в сградата,
- Преглед на инвестиционния проект за фотоволтаично
производство на енергия,
- Анализ на инвестиционните проекти и предложение за мерки
за подобряване на показателите на горепосочените системи,
- Пътуване до България на членовете на екипа на норвежкия
партньор,
- Организиране на семинар за обмен на знания в България,
- Ангажиране на услуги по устен и писмен превод.
С цел повишаване на прозрачността при изпълнението на проектите, съфинансирани по ФМ на ЕИП 2014- 2021, и повишаване на информираността на широката общественост и медиите, са предвидени мерки за информация и публичност в съответствие с Наръчника за дизайн и комуникация, член 1.7, Глава 3 и Анекс 3 на Регламента за изпълнението на ФМ на ЕИП и Норвегия, както и добрите практики в областта на публичните комуникации и рекламата. Планира се предоставянето на информация за проекта на възможно най-широк кръг заинтересовани страни на международно, национално и местно ниво. Създаването на План за информация и публичност към настоящото проектно предложение цели повишаване на информираността на местно, национално и международно ниво за реализацията на проекта и възможностите, които финансовият механизъм на ЕИП предлага за намаляване на икономическите и социалните различия в ЕИП и укрепване на двустранните отношения между държавите-донори и държавите бенефициенти. Предвиждат се следните
мерки:
Последователността на информационната кампания, включваща всички мерки за осигуряване на информация и публичност , осигурява високото ниво на информираност и публичност и ще спомогне за популяризиране на приноса на на ФМ на ЕИП 2014- 2021.
Предвидено е извършването на одит на проекта от лицензиран експерт – одитор. Одитът ще се извърши върху цялостното изпълнение на заложените дейности по проекта. Независимия одитор ще извърши проверка относно законосъобразно и целесъобразно изпълнение на проекта в съответствие с международните одиторски стандарти, при съблюдаване на изискванията на приложимото национално законодателство и съотносимите към него нормативни актове, осигуряващи принципите на прозрачност, устойчивост и добро финансово управление на проекта. Въпросите, предмет на преглед и мнение, ще да бъдат подробно изложени в договор между бенефициента и външния одитор. Основните дейности са следните:
- Проверка дали изборът на изпълнители по договорите, чрез които се изпълнява проектът, е проведен в съответствие с изискванията на приложимото законодателство
- Проверка дали всички декларирани разходи са действително извършени и допустими, съгласно изискванията на финансиращата институция и националното законодателство, както и на други актове, определящи допустимост на разходите.
- Проверка дали първичните счетоводни документи (фактури, протоколи и пр.) и документите с еквивалентна доказателствена стойност са налични (в оригинал) и валидни (съдържат всички необходими реквизити и действително се отнасят за разхода, който следва да оправдават)
- Проверка дали всички дейности по съответния проект са надлежно документирани, като всички документи за разходите се съхраняват в съответствие с приложимите изисквания и са на разположение.